今回はメールの書き方について勉強した際、
良かった本をご紹介します。
まずはこれ！！
頭のいい説明は型で決まる [ 犬塚壮志 ]
メールの書き方関係ないじゃん！！
と思った方が多数だと思いますが、
いいんです、これ。
何がいいって説明の仕方がすごい良くわかるんです。
自分がメールで改善したかったのは、
「言いたい事がしっかりと伝わる様にしたい」
でした。
どう書いたらうまく伝わるか
悩んでいる方も少なくないと思います。
そしてこれは、文章でもメールでも口頭での説明でも
原理原則は同じなんですね。
そしてこの本は伝え方がすごくよくわかる本でした。
口頭で説明をする際に相手に？？？と困惑ぎみな顔をされる方、
きっとメールでも言葉足らずになっていると思います。
その結果、メールを出す度に質問のメールが帰ってきて、
返答を書く事になります。
そうするとお互いに時間のロスになります。
しかも相手は内容が良くわからないメールを理解しようとする為、
より多くの時間を費やします。
さらに意味のわからない文を読むのは
かなりのストレスにもなります。
メールを読んでもらえなくなる前に
改善した方がよいですよね。
この本では、相手が？？？になる原理と
そうならない様にする説明方法が書かれています。
ザックリ言うと相手と自分の知識、考えの差を認識する事が
重要だと書かれています。
また、説明が非常にわかりやすく、腹落ちする内容となっていますので、
是非読んで見て下さい。
更にこちらの本も非常に参考になりました。
仕事が速い人はどんなメールを書いているのか
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この本ではメールを送るだけでは意味がない。
自分の目的を達成する為に、
相手に動いてもらわないと意味がない、
といった事が書かれていました。
その為には、相手の聞きたい事を
先回りして書いた方が良いといった内容です。
例えば、会社で与えられたスマホのスケジュール管理アプリに
ついて質問するとします。
➀「スケジュールのお知らせ音の変え方を教えてほしい。」
➁「スケジュールのお知らせ音のパターン変更方法を教えてほしい。」
➀の場合は、音量を変えたいのか、パターンを変えたいのか
確認するか、両方答える必要があります。
➁の場合は、パターンの変更方法だけ答えれば済みます。
相手に早く動いてもらいたかったら、
当然➁の質問の方が良いですよね。
他にも
・パッと見て、ビジュアル的に見づらいメールは読まれない。
・丸投げの質問は返答に時間がかかる。選択肢を与える等して返信をしやすくする。
・相手に刺さる言葉を使う
といった事が書かれており、非常に面白い内容でした。
メールは仕事の中でも実施する頻度が高い事なので、
色々工夫したい所ですね。
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